TUGAS SOFTSKIL

BAB I

Siklus Hidup Proyek

 Pendahuluan

Dalam setiap tahap akan ada karekteristik tertentu dalam hal besarnya usaha (biaya yang dikeluarkan), tingkat ketidakpastian, potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada, dan sebagainya. Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan pr oduk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai pr oduk tersebut mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa diberikan sebagai berikut

1. Riset dan pengembangan (R &D)
Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan pasar, pembuatan model dan desain, pembuatan produk

2. Pengenalan ke Pasar
Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasar terhadap produk baru yang dimunculkan

3.Tumbuh
Tahap di mana produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat dari k onsumen.

4.Matang
Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimumal dan sulit untuk dinaikkan lagi. Ini sebagai kelanjutan dari tahapan tumbuh sebelumnya. Perusahaan tinggal menjaga agar tahap ini bisa berlangsung lama karena penambahan volume penjumlahan tidak mungkin lagi dilakukan.

5.Penurunan
Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk bisanya akan mengalami penurunan (deteriorasi).

6.Mati
Tahapan terakhir adalah ketika produ ktidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak diproduksi lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi s iklus hidup ini dengan kegiatan R &D.

Tahapan terakhir adalah ketika produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak diproduksI lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R &D.

Dalam bab ini kita akan melihat bagaimana siklus hidup atau tahap ­ tahap yang biasa dilalui oleh suatu proyek pada umumnya. Setiap proyek biasanya akan melewati tahap-tahap yang mempunyai pola tertentu. Pola itu yang dinama kan s klus hidup proyek. Tahap-tahap itu dianalogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk. Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:

1. Tahap Konsepsi
2. Tahap Perencanaan
3. Tahap Eksekusi
4. Tahap Operasi

Konsepsi

Secara umum tahapk onsepsi ini bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu: Inisiasi Proyek dan Kelayakan. Berikut adalah penjelasan masing ­ masing sub tahap.

1.      Inisiasi Proyek

Proyek dimulai dengan di temukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan oleh user. Dengan kata lain bila user menemukan ide. Ide bisa berasal dari bagian pemasaran, engineering, manufaktur ataupun R &D. Sedangkan yang dimaksud user bisa berasal dari organisasi yang sama ataupun dari luar. Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Banyak user tahu ada masalah tetapi sulit untuk mengemukakannya. Perlu dilakukan pengklari fikasian terhadap masalah kemudian memper timbangkan solusinya. Sebaiknya masalah di formulasikan dalam suatu pernyataan yang jelas, lalu tujuan penyelesaian masalah i tu diten tukan dan dicari alternatif solusi yang mungkin.

2.      Kelayakan Proyek

Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup mengun tungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

Permintaan Proposal

 Permintaan proposal atau Request For Proposal (RFP) dikirim kepada pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang atau bidders list yang dipunyai perusahaan atau pihak lain yang berminat. Dalam RFP ditentukan tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yan g diinginkan (lihat lampiran). Para kontraktor mengirim proposal sesuai dengan RFP, kemudian user memilih salah satu sebagai pelaksana utama atau partner.

Proposal Proyek

Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi sebagai berikut:

1. Surat pengantar
2. Ringkasan Eksekutif (Executive Summary)
3. Bagian Teknis
4. Manfaat Keuntungan yang Akan Diperoleh
5. Jadwal
6. Bagian Keuangan
7. Bagian Legal
8. Kualifikasi Manajemen

Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesi fikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:

1. Jadwal pekerjaan
2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya
3. Work Breakdown Structure secara rinci
4. Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang pengatasan      kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.
5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.
6. Rencana pengujian hasil proyek
7.Rencana dokumentasi
8. Rencana peninjauan pekerjaan
9. Rencana pelaksanaan hasi  proyek

BAB II

Pendahuluan

Suatu perusahaan, jika berhasil maka cenderung berkembang, menambah sumberdaya dan orang, lalu mengembang kan struktur organisasinya. Biasanya fokus dari struktur organisasi adalah pengkhususan-pengkhususan atau spesialisasi orang pada bidang tertentu. Selama stru ktur organisasi yang ada mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada makastruktur lama tidak perlu berubah. Jika tugas mulai berkembang, kondisi lingkungan berubah, teknologi berubah, tingkat kompetisi berubah dan struktur yang ada mulai kewalahan menghadapinya, maka perlu dila kukan perubahan struktur organisasi. Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:

• Berdasar produk Misalkan perusahaan General mempunyai pembagian organisasi berdasar an produknya sehingga perlu dibentuk beberapa divisi seperti General Motor, General Food dan General electric.

• Berdasar lokasi Beberapa perusahaan BUMN membagi organisasinya berdasar kan wilayah regional seperti Telkom Devisi Regional Jawa Timur atau Nokia untu kwilayah Asia dan lain-lain.

 • Berdasar proses Beberapa perusahaan mungkin membagi organisasinya berdasar kan proses pembuatan produk. Misalnya organisasi dibagi menjadi departemen pengecoran, pengelasan dan finishing.

• Berdasar pelanggan Misalkan perusahaan Nestle membagi divisi produksi susu bayi dan susu dewasa untuk melayani pelanggan anak-anak dan dewasa.

• Berdasarkan Fungsi Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan fungsi- fungsi seperti keuangan, personalia, produksi dan lain-lain.

BAB III

Tim Proyek

 Pendahuluan

Secara umum pengertian tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dari organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Tim intihanya bertanggung jawab kemanajer proyek, sedangkan personil fung sional melaporkepada kedua atasan, yakni manajer fungsional dan manajer proyek.

Manajer Proyek

Peran Manajer

Manajer proyek berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang utama dalam manaj emen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk mencapai performansi yang ditarget kan. Manajerproyek juga seorang komunikator. Deng an ini berart i ia menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. la meng ambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak. la harus menyaring , meng olah meringkas dan menyampaikan informasi untuk memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan peran yang dipunyai.

Tanggungjawab Manajer Proyek

Tanggungjawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. Tanggung jawab yang lain sangat bergantung pada ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas-tugas yang didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya. Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:

1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dana penganggaran.

2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.

3. Memonitor status proyek.

4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

5. Titik temu dari para kunstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.

6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

7. Merekomendasikan penghentian proyek atu pengerahan kembali sumberdaya hila tujuan tidak tercapai.

Memilih Manajer Proyek

Setidaknya dapat dikelompokkan menjadi empat kategori kualifikasi yang harus dipunyai untuk menjadi seorang Manajer Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:

1. Karakteristik Personal Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain:

• mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi

• mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif

• percaya diri, bisa meyakinkan orang lain

• punya disiplin

• seorang generalis

• bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan

• mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia